Una de las tareas más ingratas de los negocios, es recordarle al deudor que sigue pendiente de pago la factura. No obstante, la importancia de esta tarea es fundamental pues de su éxito depende en gran medida la viabilidad del negocio. A continuación compartimos aquellos aspectos que habrá de mejorar o implementar para que sus impagados se reduzcan.
Organiza tu organización:
Si quieres que tu negocio funcione, dedícale un momento para organizar la forma en la que está estructurado y optimizar todos los departamentos para tener una gestión eficiente de los recursos.
- Revisa el proceso comercial en su integridad: Habrás de prestar especial atención a la forma en la que los clientes se vinculan con tu negocio.
- Revisa las condiciones de contratación: Habrás de tener redactadas unas condiciones que te permitan exigirle al deudor los pagos adeudados, y que prevean que ocurre en caso de que los pagos se realicen fuera del plazo estipulado.
- Revisa el proceso de cobros: Habrás de tener claro quién es el responsable de realizar la verificación de los pagos y los cobros de las facturas de la empresa y en su caso que se encargue de verificar y requerir el cumplimiento de los pagos.
Aproveche las nuevas tecnologías:
Especialmente indicado para aquellos negocios que tengan muchos clientes y sobre todo si el pago se realiza de forma fraccionada o aplazada con condiciones personalizadas.
Mantener el control de todo ello puede ser complicado y por ello aprovechando que en la actualidad existen multitud de programas que facilitan la gestión del negocio, recomendamos su utilización siempre que simplifiquen esta tarea.
Protocolo de Facturación (Esencial)
Establezca un sistema de información para saber qué pasa con sus facturas, cuando se deben pagar, quien las paga, quien las paga tarde, quien no las va a pagar y en su caso los pasos a seguir para.
Con un buen protocolo de facturación usted podrá controlar los vencimientos de las facturas e incluso anticiparse a los problemas de impagos, mejorando de esta forma la información que tiene de sus clientes y optimizando sus esfuerzos.
Informes Comerciales
En España existen varias empresas de informes comerciales que pueden suministrar información útil sobre la solvencia de un cliente o una empresa. En determinados casos, puede merecer la pena encargar uno de esos informes y conocer la situación patrimonial del deudor.
En concreto, consideramos que es aconsejable cuando no tenemos ningún tipo de referencia del cliente y este ofrece serias dudas de solvencia.
El Ciclo de Recobro (Amistoso)
Habrás de integrar como si de un proceso comercial se tratase el ciclo de recobro:
- Localice al cliente: Hable con el responsable de pagos y conozca el porqué de ese impago.
- Llamadas telefónicas: Lleve un control de las comunicaciones que se realizan con el cliente, y anote el objetivo y resultado de cada una.
- Mails/Cartas: Envíe por escrito el detalle de la deuda, definiendo la cantidad y el porqué de la misma.
- Acciones judiciales: Si llegado a ese punto no se ha tenido éxito, se debe enviar impagado a un profesional especializado (abogado) para que articule los mecanismos judiciales correspondientes.
Gestión de los Cobros e Impagos - Propia
Si usted opta por gestionar sus propios impagos, habrá de establecer qué departamento asumirá dicha tarea, siendo lo más habitual que se realice por el Departamento Comercial pues es el que ha tenido el contacto directo con cliente, o por el Departamento Financiero pues es el que controla normalmente la gestión contable y los ingresos del negocio.
La gestión judicial de los cobros e impagos propia es posible en aquellos procedimientos hasta una determinada cantidad, pues no es obligatoria la intervención de procurador ni abogado (aunque en la práctica es recomendable su asesoramiento).
En cualquier caso, le recomendamos que preste atención a las leyes aplicables y que se informe sobre los requisitos que han de cumplirse para reclamar las obligaciones contractuales, pues existe abundante normativa que protege a los consumidores para evitar prácticas intrusivas o excesivas.
Gestión de los Cobros e Impagos - Profesional
Es posible que sus clientes le dejen cantidades impagadas, por ello el siguiente paso es determinar cuándo hay que remitir el impagado a un profesional especializado (abogado) para que articule los mecanismos legales y/o judiciales para exigir al deudor la cantidad impagada.
Desde BARALON | ABOGADOS le recomendamos que confíe siempre en especialistas y acuerde con carácter previo las condiciones del servicio. Pacte tanto para una reclamación puntual como para el asesoramiento continuado las condiciones en función del tipo y cuantía de la deuda.
Nota: Si tienes alguna duda, recuerda que queremos ayudarte y para ello te invitamos a conciertes una visita gratuita en nuestras oficinas para que analicemos tu caso y te asesoremos cual es la mejor opción.
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