Uno de los puntos clave en las reclamaciones de impagos es acreditar nuestra petición, es decir la existencia y cuantía de la deuda o impago. Como responsables de la gestión de cobro, somos conscientes de las deudas que existen en la empresa, pero habremos de saber exactamente como ha nacido se ha devengado esa cantidad impagada para poder reclamársela al deudor y que este proceda al pago de la misma sin que tenga la posibilidad de negar su existencia.
Por ello, uno de los aspectos más importantes a la hora de reclamar cualquier deuda o impago es tener acreditadas con pruebas documentales que pongan de manifiesto que efectivamente el cliente adeuda una cantidad de dinero.
Recomendamos que siempre se guarde toda la documentación relativa a la relación con los clientes y a ser posible se archiven por operaciones.
No obstante, hay ocasiones en las que se ha cerrado el acuerdo o negocio verbalmente. En estos casos es importante dejar constancia por escrito aunque sea en un momento posterior del acuerdo que ha habido entre las partes para no surjan conflictos en caso de impago.
Acreditar las relaciones contractuales es fundamental pues es en lo que se basan los jueces a la hora de dictar la correspondiente sentencia y estimar las pretensiones de las partes. Para acreditar la relación contractual (tanto al moroso como al juez) tendremos que tener las facturas impagadas, albaranes de entrega, contratos, etc. que dejen patente la existencia de una relación comercial o negocio entre nosotros y el deudor, y que dicho negocio es oneroso y en consecuencia debería haberse realizado un pago conforme a las condiciones pactadas y este no se ha producido.
El deudor dice que ha pagado
Una vez acreditada que la relación comercial se ha producido sin ningún tipo de duda ni error, deberá el deudor acreditar que en su día procedió en plazo al pago de la cantidad.
En los tribunales se utiliza el término de la “carga de la prueba” para indicar que persona ha de probar los extremos de su pretensión, y cumpliendo el acreedor con su deber de acreditar que existe un impago, corresponde al deudor acreditar que ese impago no existe mediante el correspondiente justificante o recibo de haber pagado la cantidad reclamada.
Recomendamos que se guarde copia de todos aquellos pagos que se realicen, y en su caso exigir el correspondiente recibo o justificante de abono de la cantidad pagada.
En la actualidad se realizan cada vez más los pagos mediante adeudo o transferencia bancaria, por lo que será fácil acreditar que dicho pago se ha realizado correctamente y controlar los mismos en caso de que no se hayan abonado, pues en la actualidad todas las Entidades bancarias disponen de plataformas para poder comprobar el estado de la cuenta.
Si somos más tradicionales y enviamos un cheque o pagaré, es recomendable quedarse con una fotocopia y un resguardo de su envío para que en el futuro podamos acreditar que el cheque o pagare se ha cobrado.
Y por último, es aconsejable (antes de utilizar otras vías) intentar un acuerdos de pago o refinanciaciones de la deuda si nuestra economía lo permite pues puede ocurrir que en ese momento el deudor no tenga liquidez y se trata de un cliente importante para nuestro negocio.
Conclusión
En definitiva, si queremos que nuestro negocio funcione correctamente, habremos de estar atentos cuando contratamos con los clientes para evitar que las deudas queden sin documentar y nos produzcan quebraderos de cabeza en el futuro. Asimismo, una vez constatemos que tenemos impagos debemos ponernos en manos de profesionales especializados para que analicen si la documentación que tenemos es suficiente para iniciar las reclamaciones de la deuda al moroso y en su caso ejercitar las acciones judiciales correspondientes si no llegamos a ningún acuerdo de pago.
Nota: Si tienes alguna duda, recuerda que queremos ayudarte y para ello te invitamos a conciertes una visita gratuita en nuestras oficinas para que analicemos tu caso y te asesoremos cual es la mejor opción.
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